La Collectivité Européenne d’Alsace s’est associée à AureXus pour structurer et enrichir les instruments de recherche des registres paroissiaux et d’état civil. Un projet ambitieux qui mêle préservation patrimoniale et accessibilité numérique.
AureXus, en partenariat avec le site de Strasbourg de la Collectivité Européenne d’Alsace (CEA), a réalisé un projet de rétroconversion des instruments de recherche des registres paroissiaux et d’état civil. Ce projet, qui concerne 576 communes, totalisant 310 518 notices, s’inscrit dans un projet plus vaste mené par la CEA, ayant pour objectif l’harmonisation de la diffusion des données des Archives d’Alsace¹. “Jusqu’à présent les Archives d’Alsace utilisaient différentes applications pour gérer la diffusion des fonds d’archives en ligne et notamment celle des registres paroissiaux et d’état civil, explique Maxence Thollet, Responsable d’unité systèmes d’information et sites internet à la Collectivité européenne d’Alsace. La création d’un nouveau site internet, est l’occasion de simplifier cette façon de faire particulière, et de restructurer les données de l’état civil bas-rhinois.”
Dans le cadre de cette initiative, la société AureXus a été choisie pour restructurer et harmoniser les instruments de recherche issus de différentes sources, avant de les encoder en XML-EAD pour en permettre la diffusion : une mission qui requiert une bonne compréhension des données d’état civil, une expertise technique ainsi qu’une maîtrise des normes ISAD(G) et EAD.
L’enrichissement est aussi au coeur de la mission confiée à AureXus : sont ajoutées aux métadonnées originales de l’indexation thématique, géographique et chronologique, tandis que des contrôles automatisés intelligents garantissent la conformité des termes employés avec les thésaurus matières, lieux et périodes fournis par les Archives.
L’intervention d’AureXus permet également d’unifier la description des registres avec celle de leur état matériel (classé de A à C), ces informations étant initialement fournies dans un fichier distinct par les Archives. AureXus ajoute également des informations sur l’accessibilité des instruments de recherche, en tenant compte de l’état de numérisation des originaux (certains documents en déficit n’ayant pas pu être numérisés) ou encore de leur communicabilité, selon les délais prévus par le code du patrimoine (article L 213-2). Une approche automatisée par table de correspondance permet de réduire le temps consacré aux tâches répétitives, laissant ainsi davantage de ressources pour aborder les problématiques intellectuelles de structuration.
La gestion des cas limites et des anomalies se fait en collaboration étroite avec les Archives : "En cas de doute sur un fichier, nous sommes contactés en amont de la livraison du lot avec des propositions de correction, ce qui est particulièrement apprécié, tout comme la réactivité et la disponibilité du chef de projet" indique l’équipe des Archives d’Alsace. En complément de l’expertise intellectuelle des Archives sur les registres traités, le projet bénéficie également de leur intervention lorsque l’analyse des données révèle une ambiguïté – souvent liée à la question de savoir si un registre est déficitaire ou non – nécessitant une vérification directe des registres en magasin. Ce maintien du lien entre les registres physiques sur site et leur description informatisée renforce la fiabilité des données, tout comme les différents contrôles qualité : “Le lot est validé une fois que les contrôles de chaque fichier XML sont conformes aux consignes définies au début du projet.”, souligne M. Thollet.
Les différents actes², couvrant la période du XVIe siècle à 1942, comprennent des registres paroissiaux (Catholiques et Protestants), des tables décennales et des registres d’état civil instaurés en 1792, mais aussi certaines données sur les Communautés Israélites, les Hôpitaux civils et militaires, les Maisons des orphelins et des enfants naturels de la Patrie… Ces documents, essentiels pour retracer les généalogies ou explorer l’histoire locale, renforcent le lien avec le passé. Ils révèlent aussi l’évolution des communes, avec des fusions ou des modifications de la toponymie, souvent liées à des enjeux politiques, économiques, démographiques, notamment durant la période de l’annexion allemande (1871-1918). Au fil du temps, certains noms de communes ont été modifiés, laissant place à de nouvelles appellations³, mais les archives en conservent la trace.
Un projet d’envergure soigneusement conçu par les Archives d’Alsace, auquel la société AureXus est heureuse d’avoir apporté son expertise sur le volet spécifique de la rétroconversion, afin d’assurer la pérennisation des données d’état civil – de quoi enrichir l’expérience des quelque 520 000 visiteurs du site (7,5 millions de pages consultées en 2024), qui bénéficient maintenant d’une version renouvelée.
¹ Depuis le 1er janvier 2021, les Archives du Bas-Rhin et du Haut-Rhin ont fusionné pour former les Archives d’Alsace, devenant ainsi le troisième plus grand service d’archives territoriales de France. Avec plus de 70 kilomètres linéaires d’archives répartis entre Colmar et Strasbourg. (cf article refgenealogie.com)
² https://archives.bas-rhin.fr/registres-paroissiaux-et-documents-d-etat-civil/