Pages d’inventaires, registres et catalogues papiers et numériques rétroconvertis par AureXus
ANGERS/ORLEANS – Le 25 mai 2023, 01:00 PM. AureXus aujourd’hui a annoncé qu’à la demande de la Médiathèque d’Orléans, la société française spécialisée dans la dématérialisation et le traitement de données, a réalisé la rétroconversion en XML-EAD des instruments de recherches décrivant les fonds patrimoniaux de la Médiathèque, avant leur intégration dans le Catalogue Collectif de France (CCFr).
Des fonds riches mais très mal connus
Ces fonds n’étaient pas signalés informatiquement. Ils étaient donc mal connus et difficilement accessibles par les chercheurs et même par l’équipe de la Médiathèque. La seule façon d’accéder au contenu des fonds, avant cette conversion, était de chercher dans les registres papiers manuscrits. Autant dire que la recherche était fastidieuse !
La redécouverte de fonds “oubliés”
Le traitement a été l’occasion pour l’équipe de la Médiathèque de découvrir ou redécouvrir la richesse infinie des fonds qui étaient jusqu’à maintenant ignorés des chercheurs.
Parmi les 2 700 documents de ces fonds se cachaient, par exemple, la vaste collection de la famille Jarry (qui représente à elle seule 183 cotes sur les 700 du fonds), mais aussi le fonds de l’écrivain Jean-Louis Béchu, les archives de l’abbé Guillaume sur la Résistance en Sologne et dans le Loiret ou encore les fonds littéraires de Georges Goyau et Jules-Marie Simon.
Lors de ce chantier deux types d’inventaires ont été rétroconvertis :
- Des inventaires particuliers parmi lesquels se trouvent des papiers sur l’égyptologie de deux érudits locaux, Auguste et Jules Baillet ; les archives d’Anatole Bailly, contenant notamment des papiers liés à la publication de son dictionnaire grec ; le fonds Jean Le Maire sur l’histoire locale et l’histoire du protestantisme ; et des fonds littéraires contenant des manuscrits d’œuvres, de la correspondance et autres documents autour des écrivains Max Jacob, Michèle Desbordes ou du cinéaste et artiste André Sauvage.
- Des inventaires plus généraux composés des différents manuscrits entrés dans les collections depuis les années 1950 qui n’ont pas forcément de cohérence thématique entre eux mais qui regroupent souvent des documents liés à l’histoire locale d’Orléans et de sa région.
La rétroconversion en XML-EAD par AureXus
Après une phase préparatoire (analyse des documents et rédaction des spécifications), AureXus a procédé avec une méthode simple qui a su montrer son efficacité dans de nombreux projets, dont les étapes clés se résument par :
- Numérisation des inventaires papier
- (Double) saisie et correction des données textuelles et numériques
- Saisie des données en tableur
- Structuration et mise en conformité ISAD(G) en tableur
- Encodage XML-EAD à l’aide d’un script automatique paramétré suivant les spécifications du projet
La mise en correspondance des métadonnées présentes dans les inventaires avec le set d’éléments EAD, qui nécessite une analyse minutieuse et une réelle compréhension de la logique de travail ayant abouti aux inventaires à traiter, a ainsi constitué la part la plus complexe de la prestation, un défi qu’AureXus a su relever.
Pour ce faire, l’équipe de spécialistes EAD d’AureXus a adapté les spécifications à chaque instrument de recherche et aux nombreux cas particuliers, elle a été une source de solutions et de conseils durant ce chantier. La validation de certaines propositions, en raison de l’utilisation d’éléments EAD relativement rares, a parfois nécessité l’avis des spécialistes BnF de TapIR afin de s’assurer de la bonne compatibilité des règles adoptées avec cet outil de mise à jour du Catalogue général des manuscrits (CGM) auxquels se destinent les fichiers XML-EAD. La Médiathèque a ainsi souligné la qualité du travail d’AureXus : “un travail précis avec un niveau fin de description”.
Le responsable EAD d’AureXus souligne de son côté que “la méthode AureXus facilite les contrôles internes et externes – l’équipe de la Médiathèque ayant pu valider la structure des inventaires et les choix d’encodage dans un tableur, un environnement offrant beaucoup plus de lisibilité qu’un éditeur XML – et fait gagner du temps de traitement grâce aux diverses possibilités d’automatisation du processus de structuration et d’encodage”.
Ce travail d’encodage permet aux instruments de recherches sous format Word et manuscrits, uniquement lisibles par les humains, d’être publiés sur le site web de la Médiathèque mais également sur le “Catalogue général des manuscrits” du Catalogue collectif de France (CCFr). Les recherches sont donc facilitées, notamment à partir de mots-clefs.
Un signalement opérationnel
Grâce à ce signalement, la Médiathèque d’Orléans est à présent équipée pour mettre ces riches fonds à la disposition des chercheurs. “Depuis la publication d’une partie de ces inventaires, nous avons eu plusieurs demandes de consultation de manuscrits de ces collections. Cela répond donc à un réel besoin de ces chercheurs.” – Employé de la Médiathèque.
Ces chercheurs, spécialistes des domaines couverts par les archives décrites, peuvent à leur tour apporter leur expertise en complétant le signalement de ces collections.
Retours sur la prestation d’AureXus
Arthur Ferrier, Responsable fonds anciens de la Médiathèque d’Orléans, souligne “la participation d’AureXus dans ce projet de rétroconversion a représenté pour nous un gain de temps : nous n’aurions pas pu créer nous-mêmes ces inventaires et signaler ces collections. AureXus a répondu à notre besoin et nous a fait des propositions de solutions lorsqu’il y avait des questions. “
L’étroite collaboration entre la médiathèque et le prestataire est la clé de réussite de ces projets de conversion EAD. Mr Ferrier ajoute “Ce projet nous a aussi permis de découvrir et d’apprendre à maîtriser l’EAD et les règles archivistiques pour le signalement et la description des manuscrits. Nous étions sans cesse en lien, à la fois avec AureXus concernant la rétroconversion, mais également avec la Bibliothèque nationale de France pour la publication des inventaires et certaines questions spécifiques qui pouvaient se présenter”.
Grâce à ces outils maintenant mis en place, la Médiathèque d’Orléans peut à présent envisager une valorisation bien plus importante de ces très belles collections !
AureXus
AureXus est une société française de plus de 10 ans d’expérience, spécialisée dans la dématérialisation et le traitement de données pour les Bibliothèques, les Archives, les Musées et les entreprises à travers le monde. Les équipes AureXus sont expertes en création, conversion, enrichissement et valorisation de contenus multilingues et multi caractères. AureXus offre de nombreux services numériques de création ou conversion de contenu, tels que la numérisation 2D et 3D, l’aide à la transition numérique, la réalisation de visites virtuelles, l’océrisation, l’ALTO, l’indexation, la rétroconversion, le catalogage et l’encodage en XML-EAD, INTERMARC, UNIMARC, l’enrichissement de données par liens vers le Web de données, et aussi des services de création de contenu e-learning pour la formation à distance.
Une goutte d’eau dans l’océan ! Avec son programme Bleu.AureXus, la société s’engage au quotidien pour la préservation de l’environnement et particulièrement des océans.
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