Medusa entre en scène ! La plateforme d’échange interactif entre les clients et AureXus permet de résoudre immédiatement et en ligne les anomalies de catalogage et de traitement.
Dans cette étape, l’ensemble de la production, maintenant totalement numérique, devient accessible par Medusa. Cette plateforme d’échange interactif d’AureXus pour les projets de rétroconversion et de catalogage permet de visualiser les images des documents, les données saisies et les notices en création.
D’abord la reconnaissance optique des caractères (OCR) des pages de titre
Les images des pages numérisées passent tout d’abord par un traitement OCR permettant la reconnaissance automatique du texte présent sur la page. Les opérateurs de saisie contrôlent et corrigent le résultat de l’océrisation chaque fois que nécessaire. L’ensemble des données est formaté au format ISBD pour faciliter la suite des traitements.
On obtient ainsi une base de données numérique solide qui va nous permettre d’effectuer des tentatives de dérivation, ou, à défaut de dérivation, de créer les notices à partir des données de l’exemplaire.
À l’aide de ces données, des requêtes sont faites dans le catalogue de la BnF et du Sudoc, pour rechercher des notices dérivables. Une première recherche se fait automatiquement avec les champs titre, auteur et date. Si aucune notice n’est trouvée, une recherche manuelle est lancée.
Bonne surprise, on trouve beaucoup de notices correspondantes. Le fonds de la bibliothèque de Châtillon se dérive très bien avec plus de 85% de notices dérivables.
Les ouvrages en plusieurs tomes qui ne sont pas tous en possession de la bibliothèque, sont précisés en zone 316.
On trouve quelques pages titre sans adresse. (sans références éditeur). Que faire ?
Lorsqu’un ouvrage a peu d’informations sur sa page titre, on parvient souvent à identifier une notice dérivable grâce à la pagination. Cette information précieuse permet aux opérateurs d’identifier la notice dérivable s’il n’y a qu’une notice existante ou de présenter à la bibliothèque en “anomalie” une notice pertinente si plusieurs notices existent.
Les notices non dérivables sont envoyées en création. On entre alors les informations dans un masque de saisie au format Unimarc.
Un doute ? Une question ? Une anomalie ?
En cas de doute, question ou anomalie dans les données disponibles, on transmet par Medusa l’anomalie à la bibliothèque pour qu’elle valide ou non la dérivation proposée.
Habituellement pour ce type de projet environ 3% des notices devraient nécessiter une vérification avec la Bibliothèque. On aura donc à traiter environ 3% de 22000 notices = 660 anomalies dans les deux à trois mois à venir.
En préparation du traitement des anomalies à venir une réunion est organisée avec la Responsable de la Bibliothèque pour une courte formation à l’utilisation de la plateforme MEDUSA. Celle-ci étant très simple à utiliser, une démonstration en partage d’écran sur Zoom suffit à présenter Medusa et en expliquer la prise en main.
La bibliothèque a accès à chaque lot (par étagère) et visualise le nombre de notices et d’anomalies à traiter. Chaque notice est accessible avec son contenu à gauche de l’écran et l’image de l’ouvrage en regard pour vérification. Si nécessaire, la côte permet de retourner voir l’ouvrage physique. L’anomalie est clairement définie (par exemple, la date ne correspondant pas) et la bibliothèque dispose de plusieurs options de réponse par simple clic : La notice est dérivable telle qu’elle / il faut changer la date / l’édition ne correspond pas, il est nécessaire de créer la notice. Un champ commentaire permet de donner des indications complémentaires ou de traiter l’anomalie différemment si besoin.
En une demi-heure, tout est clair sur l’utilisation de Medusa pour le traitement des anomalies et les équipes sont prêtes à échanger via la plateforme pour la suite du projet. Les premières anomalies seront remontées au client d’ici deux semaines, puis tout au long de la production des notices.
Suivez les étapes du projet de rétro-catalogage de la Bibliothèques de Châtillon-sur-Seine. AureXus vous raconte, étape par étape sur son blog, la progression de ce projet unique, en partant des 22000 ouvrages sur étagère, jusqu’à l’obtention d’un riche catalogue interactif en ligne.