Dérivations et créations, le catalogage avance vite, les cas particuliers et les questions sont présentés au client sur la plateforme Medusa.
Les équipes AureXus sont maintenant au cœur du catalogage et font des rencontres remarquables avec des images ou des documents uniques. Curiosité historique et culturelle bien légitime. Les contenus sont passionnants. Ici un dessin d’Antananarivo (Fig1), là, en fin d’ouvrage, une lettre manuscrite mystérieuse (Fig2).
Le catalogage avance bien. Les notices sont saisies, dérivées ou créées rapidement grâce aux outils et automatismes d’AureXus.
L’ attention se porte sur les traitements des cas particuliers et des exceptions. Par exemple, certains ouvrages ont une page titre déchirée. (Fig3) Comment les traiter?
Une tentative de dérivation est faite avec les éléments visibles et disponibles. Dans l’exemple ici, le titre sur la page titre et la pagination sur la dernière page paginée de l’ouvrage. (Fig4)
Une seule notice est trouvée avec ce titre.(Fig5) La pagination correspond et le lieu d’édition (Neufchâtel) est également en accord avec les 3 dernières lettres visibles sur la page déchirée (….TEL). La notice est annotée dans la plateforme Medusa comme étant une “anomalie”.
Le personnel de la Bibliothèque va pouvoir confirmer la pertinence de cette dérivation en contrôlant, sur l’écran de Medusa, les images des pages de l’ouvrage, et la notice dérivée… En cas de rejet par le client la notice sera envoyée en création dans la chaîne AureXus.
Il y a aussi des pages titres qui, sans être endommagées, contiennent très peu d’éléments. Comme dans le cas ci-dessous (Fig6), pas de nom d’auteur, de lieu d’édition, de nom d’éditeur, de date d’édition ou de pagination. Une tentative de dérivation est tout de même effectuée avec le titre uniquement.
Si aucun des résultats de la tentative de dérivation ne permet de choisir une notice pertinente, la notice est créée par l’opérateur avec les quelques éléments à sa disposition (Titre, cote et particularités d’exemplaire).
En cas de questions ou de doutes lors du traitement d’un ouvrage, les opérateurs annotent la notice en anomalie. La Bibliothèque de Châtillon peut revoir ces anomalies facilement et rapidement sur Medusa. Habituellement ce sont 3 à 5% des notices traitées qui sont marquées en anomalies. La Bibliothèque traite les anomalies en quelques minutes.
Le client peut aussi souhaiter que certains cas spécifiques, comme une différence de pagination de plus de 50 pages, lui soient systématiquement présentés en anomalies. Ces règles et cas spécifiques ont été déterminés lors de la rédaction des spécifications en début de projet. La Bibliothèque de Châtillon a décidé d’appliquer une tolérance maximum de 50 pages de différence de pagination.
Les spécifications ont aussi permis de préciser les règles d’acceptation de différence de format. La Bibliothèques a retenu qu’ une différence d’un échelon de format serait acceptable. Par exemple, une différence de format in-plano et in-folio seulement rend la dérivation acceptable (Fig7).
Medusa – Spécification tolérance dérivation (Fig7)
Pour cet autre ouvrage (Fig8), tous les éléments correspondent, sauf la date d’édition. (2ème édition sur la notice dérivable – Nouvelle édition sur la page de titre). La date est mise entre crochets dans la notice trouvée. Cela signifie que la date d’édition est incertaine.
Pour cet ouvrage, la notice sera donc présentée en anomalie au client. Tous les éléments nécessaires à la prise de décision par le client sont présents dans Medusa : l’anomalie constatée et sa description, la notice trouvée, les images des pages de l’ouvrage.
Depuis son poste de travail, en quelques clics, l’intervenant de la Bibliothèque n’a qu’à valider ou rejeter la notice proposée et peut ajouter un commentaire.
L’équipe AureXus termine cette étape au cœur du projet et s’apprête à réaliser la prochaine étape; les contrôles qualités finaux… à deux pas de la fin du projet.
