L’équipe projet arrive avec grand plaisir au bout de ce beau projet. Il ne reste plus que la phase d’encodage et de préparation de la livraison.
Encore des tests ?
Oui, d’abord une série de tests pour préparer l’encodage. Cette batterie de test et de contrôle est effectuée sur les notices pour bien les préparer et éviter tout risque d’erreur dans l’encodage automatisé.
- Un test de validation du format de la saisie et de conformité à l’UNIMARC zone par zone est effectué sur les 1075 notices en création du projet Châtillon.
- Simultanément, la qualité orthographique de la saisie est vérifiée. Pas d’errata possible comme ça ! Dans le cas où trop d’erreurs sont repérées, une nouvelle inspection est réalisée par l’opérateur des créations et un programme Ghost (qui recherche les fantômes !).
Les fantômes sont des occurrences et anomalies qui ne peuvent pas exister et qui doivent être corrigées avant de continuer. Pour Châtillon aucune erreur n’est décelée, même parmi tous les titres en latin. L’étape suivante peut donc être atteinte. - Un contrôle d’exhaustivité est réalisé sur l’ensemble du projet afin de vérifier que toutes les images et ouvrages ont bien été pris en compte et traités. Si aucun oubli n’est constaté, la porte de l’étape suivante peut être franchie.
- Une vérification des regroupements des côtes avec la notice est ensuite effectuée sur les 1500 cas spécifiques des prises de vue d’ouvrages anciens aux reliures atypiques (recueils factices, plusieurs ouvrages ou tomes reliés ensemble) ou comportant des pages titres qui ne sont en fait pas des pages titres.
Le SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) de la Bibliothèque ne permettant pas d’avoir un double code barre, une mise en concordance ou indexation des codes barre s’impose afin de référencer ces différents ouvrages reliés ensemble et avec un seul et même code barre. Par exemple, le code barre 12312345 devient alors 12312345-1 et 12312345-2.
Dans quelques rares cas, la tâche se complique encore car la page de titre est manquante totalement de l’original ou l’ouvrage est tellement endommagé que la notice ne peut pas être complétée dans son intégralité.
L’équipe d’AureXus fait alors une création de notice avec “ouvrage sans page de titre”.
Ces notices seront facilement trouvables par la Bibliothèque grâce à ce traitement-repérage dans le SIGB et elle pourra alors les compléter par les autres informations dont elle dispose.
Il est souvent nécessaire de contrôler et re-distribuer, voire d’harmoniser le contenu des zones de notes et d’exemplaires. En effet, dans le cas de Châtillon, beaucoup de mentions manuscrites sont difficiles à lire. Mais grâce à l’effort de l’équipe spécialiste qui a su les déchiffrer, elles ont pu être reclassées correctement en mention de provenance.
L’Encodage final
Maintenant que le terrain est bien préparé, les spécialistes encodage d’AureXus peuvent se lancer dans l’encodage final du fichier. Cette étape cruciale permet de vérifier les données de façon plus technique, de réviser et d’appliquer des points particuliers et difficiles du projet mais également de le paramétrer bien spécifiquement.
Paramétrage propre au client
L’outil d’encodage Aurexus est paramétré suivant les besoins du client et des spécificités du SIGB, c’est-à-dire :
- Les identifiants des notices sont adaptés à la source, fiche, registre, images et au rendu unique;
- Un code barre factice est toujours ajouté;
- Les données clients sont saisies dans les zones 801 et 995;
- Des zones spécifiques de localisation et de fonds sont ajoutées dans des zones précises du SIGB : 930, 915, etc.;
- Les zones sont renommées ou transformées.
Dans le cas de Châtillon, les traitements ont été effectués selon les règles habituelles d’AureXus, aucune demande particulière n’a été exprimée pour le moment.
À la fin de l’encodage, la conformité avec le format UNIMARC et ISO2709 est vérifiée dans un programme de test.
Livraison et chargement dans le SIGB client
Une fois toutes ces étapes franchies, la livraison peut commencer. Le fichier final peut être transmis soit par disque dur, soit par voie dématérialisée grâce à la plateforme d’AureXus.
La Bibliothèque se décide pour la transmission par disque dur.
Le chargement dans le SIGB peut alors être fait par l’équipe de Châtillon.
Mais de façon surprenante les données ne se chargent pas facilement dans le SIGB. En effet, bien qu’elles aient parfaitement été mises au format standard UNIMARC, le SIGB les rejette pour non conformité avec ses propres particularités.
Aurexus intervient alors, comme dans le projet de Châtillon, pour accompagner son client à charger les données en modifiant légèrement les formats pour prendre en compte le schéma de données du SIGB qui n’est souvent pas encore au dernier standard.
Avec une réunion et un échange d’échantillons de notices test, le fichier de Châtillon est adapté et rentre dans le SIGB sans difficulté !
Voilà donc la Bibliothèque de Châtillon avec un tout nouveau fonds de plus de 22000 ouvrages dans son catalogue. Les deux équipes sont très heureuses de ce beau parcours et de cet accomplissement.
Les équipes Châtillon et AureXus conviennent de se retrouver une fois de plus pour un debriefing projet pendant lequel tout le parcours sera revu ensemble avec tous les points positifs et ceux qui seraient à améliorer.
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