Le fonds de la Médiathèque est enlevé par l’équipe d’AureXus dédiée au transport selon une procédure bien rodée, conforme aux normes en vigueur pour les documents patrimoniaux
Cognac/Angers, le 15 décembre 2022 01:40 PM. Mise en route du projet de rétroconversion des fonds de la Médiathèque de Cognac par AureXus.
Un emballage méticuleux, les 25 000 documents (fiches et registres) sont transportés depuis la Médiathèque de Cognac jusqu’aux ateliers d’AureXus, à Angers.
Enlèvement et transport depuis la Médiathèque de Cognac
Trois semaines après la réunion de lancement, l’enlèvement est effectué en une seule fois, en une seule et même journée. Un reportage photographique est réalisé à chaque étape du processus.
Pour le transport, les 25 000 documents sont préparés avec précaution et avec le moins de manipulations possibles. Pour les fiches, les meubles de stockage eux-mêmes sont démontés, rangée de fiches par rangée de fiche, étage par étage, puis remontés directement, sans leurs pieds, dans le fourgon. Les fiches sont ainsi mieux protégées, moins manipulées et prêtes à être rangées en atelier de scanning dans leur conditionnement d’origine.
Les meubles et les deux caisses de registres sont emballés avec du papier bulle afin de les protéger durant le trajet.
AureXus place un capteur de traçage (ibutton) dans le lot de documents pour le transport. Le capteur, qui fait partie de la solution POLIPIX, mesure constamment les conditions durant le transport (température et hygrométrie). Les données sont lues, chargées et interprétées par l’interface POLIPIX à l’arrivée. AureXus a ainsi accès à toutes les données, permettant un suivi intégral des conditions de stockage et la détection éventuelle d’anomalie durant tout le transport.
Au moment de l’enlèvement, sur le site, AureXus réalise un pointage des documents, à partir d’une liste du nombre de registres et de tiroirs fournie par la Médiathèque.
Ce pointage est renouvelé à la réception des fonds dans les ateliers.
Ce double pointage permet de s’assurer de l’exhaustivité des documents, et de repérer les éventuelles anomalies qui n’auraient pas été signalées par le commanditaire. Tout va bien, aucune anomalie n’est identifiée par AureXus au moment de l’enlèvement et à l’arrivée dans les ateliers AureXus.
Aussitôt arrivés, aussitôt stockés dans les meilleures conditions
Pour garantir un stockage en respect des règles relatives aux documents patrimoniaux et en conformité avec la norme ISO 11799, les ateliers d’AureXus, situés à Angers, sont optimisés, les équipes sont formées à la conservation préventive, et les conditions de stockage sont contrôlées chaque jour.
Le stockage se fait au plus près de la chaîne de numérisation, dans le même bâtiment, dans un local fermé à clé et sous alarme.
Les documents de la Médiathèque sont stockés dans leurs meubles d’origine qui ont été remontés sur pieds une fois dans l’atelier, et les registres sont classés puis conservés sur des étagères. Les documents ne seront manipulés qu’au moment de leur numérisation.
Maintenant que les documents sont bien installés, bien protégés et chouchoutés, la numérisation va pouvoir commencer.
Rendez-vous à l’étape 2 !
AureXus
AureXus est une société française de plus de 10 ans d’expérience, spécialisée dans la dématérialisation et le traitement de données pour les Bibliothèques, les Archives, les Musées et les entreprises à travers le monde. Les équipes AureXus sont expertes en création, conversion, enrichissement et valorisation de contenus multilingues et multi caractères. AureXus offre de nombreux services numériques de création ou conversion de contenu, tels que la numérisation 2D et 3D, l’aide à la transition numérique, la réalisation de visites virtuelles, l’océrisation, l’ALTO, l’indexation, la rétroconversion, le catalogage et l’encodage en XML-EAD, INTERMARC, UNIMARC, l’enrichissement de données par liens vers le Web de données, et aussi des services de création de contenu e-learning pour la formation à distance.
Une goutte d’eau dans l’océan ! Avec son programme Bleu.AureXus, la société s’engage au quotidien pour la préservation de l’environnement et particulièrement des océans.
Contact
info-a-aurexus-com
(+33) 09 70 40 70 12
www.aurexus.com